Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................................     ii

DAFTAR ISI...................................................................................................................    iii

BAB I PENDAHULUAN..............................................................................................     1

A.    Latar Belakang...........................................................................................................     1

B.     Rumusan Masalah......................................................................................................     1

C.     Tujuan........................................................................................................................     1

BAB II PEMBAHASAN...............................................................................................     2

A.    Pengertian Manajemen, Proyek, dan Manajemen Proyek..........................................     2

1.      Pengertian Manajemen.........................................................................................     2

2.      Pengertian Proyek................................................................................................     3

3.      Pengertian Manajemen Proyek............................................................................     3

B.     Konsep Manajemen Proyek.......................................................................................     4

C.     Kebijakan dan Perencanaan  Manajemen Proyek Sistem Informasi..........................     6

BAB III PENUTUP........................................................................................................   10

A.    Kesimpulan................................................................................................................   10

B.     Saran..........................................................................................................................   10

 

DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................   11

 

 

 

 

 

 

 


BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi diberbagai bidang semakin meningkat, penyebaran informasi yang dahulu cenderung dilakukan secara manual dan relatif lambat. Saat ini dapat dilakukan dengan lebih cepat serta efisien. Hal ini mempengaruhi aspek dalam kehidupan tak terkecuali perusahaan-perusahaan dan instansi pemerintah, dalam menjalankan proses bisnisnya. Perkembangan yang pesat ini juga menuntut perusahaan/instansi untuk selalu berkembang.  Perkembangan teknologi informasi saat ini dapat mempengaruhi efektivitas operasional pada perusahaan/ organisasi. Raymond Mcleod. JR. (2008) dalam bukunya “Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa”. Sebuah teknologi informasi yang diterapkan dimanfaatkan sebagai salah satu solusi untuk meminimalisir tingkat kesalahan pada pengguna, baik pelayanan kepada karyawan maupun dalam memanajemen penggajian dan data kepada sesama karyawan perusahaan. “Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat dan teknik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek” (Tantra, 2012).

Tujuan utama dari manajemen proyek adalah agar proyek dapat dilaksanakan dengan efisien, tepat waktu, dan mencapai hasil yang diinginkan. Sering terjadi pada sebuah proyek yang berlarut pada pekerjaannya sehingga pada akhirnya harus mengalami penjadwalan ulang. Oleh karena itu, peran perencanaan dalam suatu proyek sangat penting, segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan harus disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat pada proyek. Stakeholder yang dimaksud didalam proyek adalah pemilik proyek (project owner), komite pengarah (steering committee), pengguna hasil proyek dan pelaksana proyek (Heryanto, 2015).

B.     Rumusan Masalah

·         Pengertian Manajemen, Proyek dan Manajemen Proyek.

·         Kebijakan dan Perencanaan Manajemen Proyek Sistem/Teknologi Informasi

C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui Pengertian Manajemen, Proyek dan Manajemen Proyek.

2.      Untuk mengetahui Kebijakan dan Perencanaan Manajemen Proyek Sistem/Teknologi Informasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Manajemen, Proyek dan Manajemen Proyek

1.      Pengertian Manajemen

Secara umum, manajemen adalah suatu proses di mana seseorang dapat mengatur segala sesuatu yang dikerjakan oleh individu atau kelompok. Manajemen perlu dilakukan guna mencapai tujuan atau target dari individu ataupun kelompok tersebut secara kooperatif menggunakan sumber daya yang tersedia. Selain itu, manajemen juga dapat diartikan menurut etimologinya. Manajemen berarti sebagai seni mengatur dan melaksanakan, berdasarkan Bahasa Prancis kuno. Manajemen juga dapat diartikan sebagai usaha perencanaan, koordinasi, serta pengaturan sumber daya yang ada demi mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Manajemen adalah aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas. Semakun maju peradaban manusia, semakin canggih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan pengguna sumberdaya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. 

                  Pengertian manajemen menurut para ahli, yaitu sebagai beriku:

·         Menurut Mary Parker Follet, manajemen adalah seni dalam menyelesaikan tugas melalui perantara. Dalam hal ini, manajemen dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seorang manager untuk mengarahkan bawahan atau orang lain dalam menyelesaikan pekerjaan demi tercapainya sebuah tujuan. 

·         George Robert Terry, yang mengartikan manajemen sebagai proses khas dari beberapa tindakan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Seluruh tindakan tersebut bertujuan mencapai target dengan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia.

·         Menurut Ricky W. Griffin, manajemen adalah proses perencanaan, organisasi, koordinasi, dan kontrol pada sumber daya agar tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Efektif di sini maksudnya tujuan tercapai sesuai rencana, dan efisien berarti bahwa manajemen dilakukan secara cermat, terorganisir, dan tepat waktu.

2.      Pengertian Proyek

      Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.

      Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Selain itu proyek juga:Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.

Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh:       

a.       Rencana pemerintah. misalnya proyek pembangunan jalan

b.      Permintaan pasar. misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.

c.        Dari dalam perusahaan yang bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.

d.        Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.

3.       Pengertian Manajemen Proyek

            Manajemen proyek merupakan sebuah usaha untuk merencanakan, mengarahkan, mengorganisasi, mengawasi, serta mengkoordinasi seluruh kegiatan yang ada dalam pengerjaan proyek. Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan  pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa laporan kepada atasan.

Manfaat manajemen proyek:

a.       Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab

b.      Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin

c.       Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan

d.      Mengidentifikasi metode analisa peramalan

e.        Mengukur prestasi terhadap rencana

f.       Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan

g.      Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana

h.      Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

B.     Konsep Manajemen Proyek

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

 

 

a.       Manusia

Model kematangan manajemen manusia membatasi area praktik berikut kunci bagi masyarakat perangkat lunak : rekruitmen , seleksi , manajemen untuk kerja , pelatihan, kompensasi , perkembangan karir, desain kerja , dan organisasi dan perkembangan tim/ kultur. Organisasi mencapai tingkat kematangan yang tinggi dalam area manajemen manusia memiliki kemiriipan yang lebih tinggi dari implementasi praktik rekayasa perangkat lunak yang efektif.

b.      Masalah

Sebelum memulai project, kita memerlukan untuk mengidentifikasi obyektifitasnya dan ruang lingkupnya, pemecahan alternatif harus dipertimbangkan, teknik dan batas pun harus didefinisikan. Tanpa informasi ini tidak mungkin melakukan estimasi biaya yang dapat dipertanggung jawabkan dan akurat, penilaian yang efektif terhadap resiko, merinci secara realistis tugas-tugas proyek, atau jadwal proyek yang dapat dikelola yang memberikan indikasi kemajuan yang berarti.

c.       Proses

Proses perangkat lunak memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensif bagi pengembangan perangkat lunak dapat dibangun. Sejumlah kecil aktivitas kerangka kerja yang dapat diaplikasikan pada semua proyek perangkat lunak, tanpa mempedulikan ukuran dan kompleksitasnya. Sejumlah kumpulan tugas yang berbeda tugas-tugas, milestone, kemampuan penyampaian dan jaminan kualitas memungkinkan aktivitas kerangka kerja disesuaikan dengan karakterisitik proyek perangkat lunak serta kebutuhan tim proyek. Akhirnya aktivitas pelindung seperti jaminan kualitas perangkat lunak, manajemen konfigurasi perangkat lunak, dan pengukurannya melapisi model proses yang ada. Aktivitas pelindung tidak tergantung pada satu aktivitas kerangka kerja dan ada pada keseluruhan proses. Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas(strategi). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanyabekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

Agar dapat mencapai suatu tujuan, proyek perlu suatu perencanaan yang terencana dengan baik. Dengan cara memberikan sasaran dan tujuan proyek sekaligus membuat administrasi dan program, supaya dapat diterapkan. Dengan tujuan, untuk memenuhi segala syarat yang ditentukan dalam batasan waktu, termasuk biaya, mutu dan keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dikerjakan dengan cara melakukan studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan dalam lingkup Manajemen Proyek (didalamnya termasuk waktu, biaya, mutu, sumberdaya, keselamatan kerja dan kesehatan, lingkungan, sistem informasi dan resiko).

Manajemen proyek adalah sistem yang dibentuk untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian dalam proyek. Agar tercapai nilai mutu kualitas, ketepatan waktu, efisiensi biaya dalam kegiatan proyek.

 

C.    Kebijakan dan Perencanaan Manajemen Proyek Sistem/Teknologi Informasi

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi.

Contoh-contoh proyek sistem informasi:

a)      Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

b)       Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah

c)         Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.

d)     Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

e)      Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)

 

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :

a)      Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

b)      Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat. 

c)      Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam

d)      Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

·         Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

·         Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

a.       Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

b.       Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.

c.        Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).

e.       Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.

f.       Membuat laporan perencanaan sistem

g.      Meminta persetujuan manajemen.

2.       Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

a.       Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan

b.      Mengumumkan proyek pengembangan system

3.      Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Tahapan dilakukan yaitu :

a.       Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.

b.      Melakukan studi kelayakan.

c.       Menilai kelayakan proyek system.

d.      Membuat usulan proyek system.

e.       Meminta persetujuan manajemen.

·         Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :

§  Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.

§  Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama.

§  Menggunakan teknik dekomposis.

§  Menggunakan satu atau lebih model empiris.

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1.      Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.

2.      Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.

Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :                 

a.       Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.

b.      Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.

c.       Mudah menentukan waktu kendur.

d.       Penjadwalan proyek berbasis komputer.

Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project. Proses pengembangan sistem informasi dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

a.       Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

b.      Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).  

c.       Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

d.       Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

e.        Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.

 

Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:

a.       Proyek pembuatan Robot

b.      Proyek Pembuatan Website

c.       Proyek Pembuatan Software

d.      Proyek Pembuatan Aplikasi

e.       dsb

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

·         Manajemen adalah suatu proses di mana seseorang dapat mengatur segala sesuatu yang dikerjakan oleh individu atau kelompok.

·         Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan.

·          Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses.

·         Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem informasi. Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

B.     Saran

Dalam proses pengerjaan suatu proyek diperlukan sistem/teknologi informasi untuk lebih  memudahkan dalam pengerjaan proyek dan juga mengurangi biaya dalam pelaksanaan proyek. Teknologi informasi yang digunakan harus bisa menjadi pemegang peran penting dalam pengerjaan proyek tersebut.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/20101702/Makalah_Manajemen_Proyek

https://nina-astarina.blogspot.com/2012/05/makalah-manajemen-proyek-sistem.html

https://www.cermati.com/artikel/manajemen-pengertian-manajemen-fungsi-dan-jenis-keilmuan-yang-harus-kamu-tahu

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2014-1-00467-MN%20Bab2001.pdfk

https://doi.org/10.37031/jt.v17i2.50

https://yogawidhiarto.wordpress.com/2013/04/02/kebijakan-dan-perencanaan-proyek-sistem-informasi/

http://41111110002.blog.mercubuana.ac.id/2016/09/18/konsep-manajemen-proyek/

Posting Komentar untuk "MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI"